Redatoria: Comunicação Digital Inteligente e Personalizada

Os ruídos na comunicação interna das empresas são erros bastante comuns no dia a dia profissional, porém, muito prejudiciais para a produtividade e bem-estar no ambiente corporativo. As falhas comunicacionais entre equipe, clientes e gestores, muitas vezes geradas por erros corriqueiros, podem resultar em retrabalho, atrasos em prazos e desentendimentos.

Cada um tem uma maneira própria de se comunicar, porém, algumas práticas simples podem ser adotadas para reduzir ao máximo a possibilidade de ruídos. Veja algumas dicas:

1 – Documente as combinações – registre sempre por e-mail decisões acordadas em reuniões presenciais, on-line ou por telefone. Não esqueça de deixar claro quem ficou responsável por cada tarefa, datas de novas reuniões ou eventos e prazos estipulados.

2 –  Mantenha os envolvidos informados – certifique-se de que todos os envolvidos em determinado projeto ou processo estão inteirados sobre todas as informações necessárias, estando copiados nos e-mails e recebendo convites para as reuniões, por exemplo.

3 – Seja didático – é melhor pecar pelo excesso do que pela falta de explicações. Quando for brifar alguém, repasse até as informações que lhe parecem mais óbvias, para o interlocutor, podem não ser.

4 – Estipule prioridades e esclareça prazos – sempre que designar tarefas, deixe claro qual é a prioridade de cada uma e estipule prazos exatos, ou seja, nunca utilize termos como “o quanto antes”, por exemplo. Dê data e, se necessário, horário em que você precisa receber o material desejado.

5 – Envie lembretes – nas vésperas de entregas importantes, verifique se está tudo certo com o andamento das tarefas e se o prazo acordado está mantido, assim, você tem tempo hábil para partir para um plano B, se necessário. O mesmo vale para reuniões agendadas, a confirmação evita deslocamentos e janelas desnecessárias na agenda.

6 – Tenha cuidado redobrado nos e-mails – quando for tratar de múltiplos assuntos em um mesmo e-mail, opte por escrever em tópicos, assim, evita que o recebedor deixe de ler ou responder alguma questão. Evite abordar um assunto importante em uma sequência de e-mails sobre outro tema, prefira escrever outro e-mail, deixando claro no campo “assunto” do que se trata.