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Como criar um plano de ação eficiente para a sua empresa

Por: Redatoria - Publicação: 21 de agosto de 2019
Como criar um plano de ação eficiente para a sua empresa

Um plano de ação é uma forma de organização do trabalho para definir metas e objetivos, tarefas a serem realizadas, apontar os responsáveis por desenvolver cada tarefa, e acompanhar o andamento de um projeto para obter os melhores resultados.

A criação de um plano de ações melhora o planejamento do trabalho em equipe e todo gestor deveria fazer um em algum momento. Contudo, o maior desafio em fazer um plano de ação está em conquistar a sua equipe e mantê-la engajada para fazer as tarefas e contribuir para o sucesso do planejamento. Confira em seguida algumas dicas de como elaborar um plano de ação eficiente para conquistar sua equipe e melhorar a produtividade da sua empresa:

1. Saiba aonde quer chegar

O primeiro passo é considerar o planejamento estratégico da empresa. Nele, deverá estar claro quais são os objetivos estratégicos. Comece listando a forma como a sua equipe contribui para alcançar os objetivos da empresa, quais são as qualidades e especialidades de cada colaborador, quem é mais adequado para qual tarefa e como as tarefas podem ser distribuídas. Tendo a visão do papel de cada um no plano geral, e quais serão os caminhos mais prováveis, fica mais fácil engajar o time.

2. Crie metas mensuráveis

Assim que você tiver uma visão clara do que precisa ser feito, o próximo passo é criar metas mensuráveis. Elabore metas que permitam à sua equipe visualizar o que foi realizado. Desta forma, sobrará mais tempo para reavaliar o que foi feito e corrigir erros e desvios para que se possa alcançar os objetivos. Assim também é possível avaliar o desempenho de cada membro da equipe e cobrar os resultados de cada um.

3. Liste as tarefas a serem executadas

Todas as tarefas devem ser listadas e atribuídas à uma pessoa da equipe como responsável. Peça para que cada profissional coloque no papel quais são suas atividades principais e depois converse sobre elas com cada um deles. Dessa forma, todos conseguem esclarecer quais são as atividades a serem desenvolvidas e quem é responsável por cada tarefa.

4. Reparta as grandes tarefas em partes menores e mais gerenciáveis

Uma meta ou tarefa muito grande pode parecer impossível de ser realizada. Por isso, sempre que for possível, divida as tarefas maiores em tarefas menores, mais fáceis de serem executadas e gerenciadas. Dessa maneira, os colaboradores envolvidos nas tarefas conseguem gerenciá-las com maior facilidade pois conseguem ver claramente o andamento de cada tarefa e seu prazo de entrega.

5. Decida os prazos para as entregas cotidianas

A falta de prazos definidos inviabiliza um plano de ação, pois a tendência é que algumas tarefas acabem tomando um tempo indefinido ou até que nunca sejam finalizadas, prejudicando o trabalho.

Os projetos que já possuem um cronograma podem muito bem serem guiados por prazos preestabelecidos para as tarefas de andamento. Aqui também é importante consultar o profissional encarregado para determinar os prazos de execução das etapas de trabalho.

Com prazos estabelecidos, a equipe consegue se planejar melhor para realizar as atividades, priorizando o progresso dos trabalhos de acordo com critérios de importância e urgência. Esta medida também melhora a comunicação de todos, favorecendo a produtividade da empresa.

6. Crie uma representação visual para o seu plano de ação

Tendo definidas todas as metas, planejado todas as etapas e cronogramas do plano de ação, distribuído as tarefas com a equipe, o próximo passo é a criação de algum tipo de representação visual do plano como um todo. Esta ilustração serve para melhorar o engajamento da equipe, já que é mais visível o progresso do projeto e é mais fácil de acompanhar o andamento das atividades.

Simultaneamente, uma visualização gráfica também permite à equipe identificar quais tarefas ou objetivos do plano de ação não estão sendo executadas, ou quais metas não estão sendo atingidas. Isso possibilita a reelaboração das estratégias para buscar cumprir todos os objetivos.

7. Acompanhe as ações com frequência

Não é possível ter sucesso em um plano de ação sem definir como será o seu monitoramento. Torne do acompanhamento frequente das atividades um hábito. Cobre dos responsáveis o andamento do projeto para se assegurar que todas as pessoas estão fazendo a sua parte. Para isso, você pode, por exemplo, criar um cronograma de envios de relatórios ou de apresentação de resultados individuais ou em equipe.

8. Diante de imprevistos, reveja seu plano de ação

É normal que acontecimentos externos fora do controle forcem a alteração do plano de ação ao longo do caminho. Não permita que ele seja deixado de lado! Reveja sempre seu plano de ação e engaje seus colaboradores a seguirem em frente, sem perderem o foco nas metas e nos objetivos que a empresa deseja alcançar.

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