Redatoria: Comunicação Digital Inteligente e Personalizada

Muitas pessoas afirmam estarem cada vez mais “sem tempo” para dar conta de todas as tarefas em um dia de trabalho e ainda atender às demandas da casa, dos filhos e dos cuidados pessoais. Somado a isso, incessantemente, a internet e as tecnologias móveis disputam a nossa atenção com as tarefas rotineiras mais importantes. Perante estes dilemas, como podemos melhorar nossa relação com o tempo para termos dias mais produtivos?

Ao contrário do que muitos podem pensar, gerir o tempo não se trata de planejar cada detalhe das atividades do dia e não sair de jeito nenhum dessa programação. Gerir o tempo é adquirir controle sobre o seu tempo disponível para nele realizar as tarefas mais necessárias, em ordem prioritária. Por isso, é importante diferenciar quais tarefas são urgentes, quais são importantes e quais poderão ser concluídas mais adiante.

De modo geral, uma tarefa é considerada urgente porque o seu prazo é curto e a sua conclusão é vital e, muitas vezes, pré-requisito para dar segmento a outras atividades. Logo, a urgência faz com que todas as outras tarefas sejam suspendidas para que uma tarefa prioritária seja executada com todos os recursos e em menor tempo. Já uma tarefa importante está mais relacionada ao valor agregado ao trabalho, pois quanto mais tempo disponível para aprimorá-la e prestar atenção nos detalhes, melhor será o resultado final.

Com uma boa gestão do tempo é possível reduzir o número de atividades urgentes ao mantê-las por mais tempo como tarefas importantes que podem ser melhor elaboradas.

A seguir, listamos algumas dicas de como melhorar a gestão do tempo e melhorar a produtividade:

Não desperdice seu tempo!

Tempo, assim como o dinheiro, deve ser encarado como um recurso escasso e, por isso, valioso. Os desperdícios de tempo podem ter duas origens principais: gerados pelo próprio indivíduo (autogerados) ou gerados pelo ambiente. As distrações geradas pelo ambiente, como por exemplo: reuniões intermináveis, e-mails inúteis, conversas paralelas, relatórios sem utilização prática ou visitas desnecessárias, são mais difíceis de serem eliminadas. Já as distrações autogeradas são mais fáceis de serem suprimidas, pois tem mais a ver com os hábitos do indivíduo. Estes são alguns exemplos de distrações autogeradas:

-Não saber dizer NÃO: algumas pessoas têm dificuldade de dizer “não” sempre que são requisitadas. A sobrecarga de trabalho gera maior cansaço e diminui a produtividade;

-Desorganização: o local de trabalho ideal deve ser organizado e funcional, pois encontrar as ferramentas de trabalho com facilidade economiza tempo;

-Ladrões de tempo: o celular é um dos maiores vilões quando o assunto é gestão do tempo. Embora agilize algumas tarefas, o smartphone tem um enorme potencial de distração – e-mails, aplicativos, jogos – e pode ser um grande empecilho para manter o foco;

-Procrastinação: embora comum, o hábito de adiar as atividades é prejudicial para o trabalho e para o próprio indivíduo, causando ansiedade e prejuízos.

Aprender a priorizar

Além de cortar as distrações, é importante saber como priorizar e planejar as tarefas a serem feitas. Definir metas claras auxiliam a não perder o foco e a visualizar com mais clareza o objetivo final de cada atividade. Uma opção é a utilização do método chamado “Sistema ABC de Prioridades”. Essa técnica ajuda a definir quais devem ser as prioridades do seu planejamento. Ele é simples de ser empregado, bastando apelas classificar uma letra (A, B ou C) para cada tarefa, sendo os critérios:

-A: tarefas urgentes, que precisam ser feitas imediatamente;

-B: tarefas importantes, que precisam ser feitas com atenção em um tempo maior;

-C: tarefas que não são urgentes e nem importantes, que podem ser feitas posteriormente.

Estratégias

Cada pessoa possui um ritmo de trabalho diferente, fazendo com que algumas coisas funcionem melhor para umas do que para outras. É importante saber o que funciona melhor para você e definir quais são os horários mais adequados e regimes de trabalho que vão ajudar a otimizar a produtividade.

Também é importante saber quando parar. Crie pausas estratégicas para longas horas de trabalho, pois cada tarefa é particular e desgasta o profissional de formas distintas. Dar uma pausa em momentos estratégicos é fundamental para recuperar a energia e arejar as ideias antes de seguir para uma nova atividade.